Die Verwaltung der Finanzen gehört zu den lästigen und zeitraubenden Aufgaben eines Unternehmers. Online-Buchhaltungsdienste können diese Aufgaben zwar nicht vollständig übernehmen. Aber bei regelmäßiger Nutzung helfen sie, Ein- und Ausgaben besser im Griff zu und einen besseren Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Auf dieser Basis können dann fundiertere Entscheidungen für die Zukunft getroffen werden. IMTEST hat untersucht, worin sich Online-Buchhaltungsdienste unterscheiden und welche Produkte für welche Zielgruppe die beste Wahl sind. In das Testfeld wurden Lösungen aufgenommen, die sich in erster Linie an kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, Einzelunternehmer und Freiberufler richten.

Mehr als nur Buchhaltung

Finanzbuchhaltung ist komplex und zeitaufwändig: Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, das Verfolgen von Einnahmen und das Erstellen von Rechnungen gehören zu den absoluten Basics.  Hinzu kommen Fragen nach der Rentabilität. Und wenn die nicht stimmt, woran liegt das? Wo kann ich sparen? Oder sollte ich investieren? Ein guter Online-Buchhaltungsservice liefert mit wenigen Klicks Antworten oder zumindest wertvolle Informationen, die bei der Beantwortung helfen. Wer den Dienst mit allen relevanten Daten füttert, also über Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, wiederkehrende Verpflichtungen und vieles mehr, und das Ganze mit seinen Bankkonten verknüpft, hat die Möglichkeit, individuell gestaltbare Berichte zu generieren und so einen detaillierten Überblick über die finanzielle Situation des eigenen Unternehmens zu erhalten.

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von Linda Schult

Buchhaltungsdienste: Erst testen, dann kaufen

Wer vom Nutzen solcher Produkte nicht überzeugt ist, kann jeden Anbieter im Test mindestens 14 Tage kostenlos testen. Erst danach fallen monatliche Kosten an. Der Einstieg ist die schwierigste Hürde. Denn je nach Alter und Größe des Unternehmens kann dieser Vorgang zwischen wenigen Minuten und mehreren Stunden dauern. Nach der Einrichtung des Benutzerkontos müssen Fragen zum Unternehmen beantwortet, Bankkonten und Bezahldienste wie PayPal angebunden sowie Kunden und Lieferanten angelegt werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, zumindest einmal alle Einstellungen des Buchhaltungsdienstes durchzugehen und entsprechend anzupassen. Möchten Sie z.B. bestimmte Funktionen wie Bestellungen und Bestandsverfolgung nutzen? In der Regel können Sie diese Funktionen ein- oder ausschalten, um entweder die Benutzeroberfläche zu vereinfachen oder die verfügbaren Funktionen zu maximieren.

Die Ergebnisse im Detail

Buchhaltungsdienste: Die wichtigsten Kriterien

Funktionen und Flexibilität

Am besten ist es natürlich, wenn ein Buchhaltungsdienst möglichst viele Funktionen im Paket hat. Zu den Grundfunktionen gehören unter anderem Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA), Buchungsvorlagen für die Online-Buchhaltung sowie die Anbindung und Übernahme von Umsätzen aus dem Online-Banking. Hinzu kommen Extras wie die Einbindung des eigenen Logos in die Korrespondenz, mobile Anwendungen und ein Kassenbuch. Lexoffice XL” und “SevDesk – Buchhaltung” schnitten im Testfeld im Bereich “Ausstattung” am besten ab. Jedes Unternehmen hat jedoch andere Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, dass sich die gewählte Lösung möglichst gut an (hoffentlich) wachsende Bedürfnisse anpassen lässt. Wenn z.B. mehrere Mitarbeiter hinzukommen, sollten auch diese auf den Dienst zugreifen können. Auch die Erweiterung um eine Lohnbuchhaltung wäre sinnvoll. Darüber hinaus sollte der Dienst Schnittstellen zur Integration von E-Commerce-Software bieten.

Bedienung

Wenn das Thema „Buchhaltung“ auf dem Zettel steht, bricht bei den meisten Menschen nicht gerade Jubel aus. Damit das sperrige Thema nicht zur Qual wird, ist eine möglichst zugängliche und einfache Bedienung von Vorteil, ebenso wie leicht verständliche Hilfetexte, Anleitungen und Erklärvideos sowie persönlicher Support bei speziellen Fragen. Besonders gut schneiden hier „Lexoffice XL“ und „WISO Mein Büro Web M“ ab. Generell fällt aber keiner der Testkandidaten in dieser Hinsicht negativ auf.

Kosten

Wer sich direkt für eine umfassende Lösung mit großem Funktionsumfang entscheidet, zahlt unter Umständen für Leistungen, die er gar nicht benötigt. Je größer der Umfang, desto höher ist in der Regel aber auch der Preis. Das Preisspektrum im Testfeld ist dabei überraschend breit. Angefangen bei 10 Euro pro Monat für Papierkram.de bis hin zu 44,95 Euro pro Monat für den „Vorbucher“-Tarif von BuchhaltungsButler. Ein wichtiger Faktor ist die Anzahl der Nutzer, die auf den Dienst zugreifen sollen. Bei „Lexoffice XL“ können beispielsweise beliebig viele Benutzer mit unterschiedlichen Rechten angelegt werden, bei „SevDesk – Buchhaltung“, „BuchhaltungsButler – Vorbucher“ sowie „Papierkram Pro+“ jeweils nur ein Benutzer. Sollen weitere Benutzer angelegt werden, ist dies kostenpflichtig.

Datenschutz & AGB

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Datenschutzbestimmungen und die Umsetzung des Datenschutzes an sich hat IMTEST von Rechtsanwalt Thomas Brehm unter die Lupe nehmen lassen. Dabei zeigte sich, dass das Niveau in der Gesamtbetrachtung, vorsichtig ausgedrückt, nicht überragend ist. Keinem Service gab der Experte für Recht & Datenschutz eine bessere Note als „ausreichend“, beim „Papierkram“ stand unterm Strich sogar ein „mangelhaft“. So behält sich Lexware in seinen AGB das Recht vor, die Vergütung jederzeit um bis zu 10 Prozent jährlich zu erhöhen. Die AGB von SevDesk enthalten Verweise auf Gesetze, die teilweise schon seit mehreren Jahren außer Kraft sind, wie das Teledienstedatenschutzgesetz (seit 2007) und das Bundesdatenschutzgesetz, das bis Mai 2018 gültig war.  Papierkram schießt jedoch den Vogel ab. Der Dienst sieht in seiner Leistungsbeschreibung grundsätzlich eine Betriebszeit „werktags von 06:00 bis 22:00 Uhr MEZ“ vor. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass zwischen 22:00 und 06:00 Uhr und an arbeitsfreien Tagen der Betrieb überhaupt nicht gewährleistet sein muss.

Fazit

Auch für Kleinunternehmer ist ein Buchhaltungsservice, der bei der Optimierung der Arbeitsabläufe unterstützt, eine große Hilfe. Das beste Paket hat Lexoffice mit der XL-Version geschnürt. Ausstattung und Bedienung sind top, die Kosten liegen im Mittelfeld. Fast genauso gut, aber etwas günstiger: „SevDesk Buchhaltung“. Solo-Selbstständige können auch mit „Papierkram Pro +“ glücklich werden, mit 8 Euro pro Monat der mit Abstand günstigste Anbieter im Test. Der Dienst bietet fast alle Basisfunktionen, zudem finden sich auch Buchhaltungsneulinge in der übersichtlichen Oberfläche schnell zurecht.