Den Arbeitsaufwand für die Buchhaltung darf man nicht unterschätzen. Folglich schlagen sich Unternehmer mit Papierkram herum, anstatt sich um wichtigere Dinge zu kümmern. Die Arbeit komplett auszulagern, ist allerdings auch nicht der Königsweg. Wie gelingt die Buchhaltung also flott, günstig und vor allem perfekt? Die Antwort: Die Antwort: mithilfe eines Buchhaltungsdienstes. Hier fünf gute Gründe für den Einsatz einer solchen Lösung.
Lexoffice doppelt schützen mit 2FA
Ihr Lexoffice-Konto allein durch ein Passwort zu schützen, ist riskant. Deutlich sicherer wird es durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
1. Rechtssicherheit: GoBD-konforme Unterlagen erstellen
Haben Sie das gewusst? Als steuerpflichtiger Unternehmer sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” verantwortlich und müssen im Bedarfsfall sämtliche Belege vorlegen können. Geregelt hat das der Gesetzgeber in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD.
Diese Verwaltungsanweisung legt fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu müssen Sie wissen: Nur unveränderbare Aufzeichnungen halten einer behördlichen Prüfung stand. Word- und Excel-Formate sind beispielsweise leicht editierbar und stehen daher im Konflikt mit den GoBD.
Erledigen Sie Ihre Buchhaltung mit einer guten Software, erfüllen Sie dagegen die GoBD automatisch. Eine Vorlage kann das nicht leisten. Mithilfe eines Buchhaltungsdienstes erstellen Sie im Handumdrehen gesetzessichere Angebote, Rechnungen, Mahnungen usw.
2. Word & Excel sind Zeit- und Kostenfresser
Obwohl es digitale Buchhaltungslösungen schon länger gibt, erstellen Viele ihre Rechnungen immer noch mit Word oder Excel. Das kann teuer werden, wie folgende Rechnung zeigt:
Im Durchschnitt dauert die Rechnungserstellung mit Word 15 Minuten. Bei angenommenen zehn Rechnungen pro Monat ergeben sich für einen Selbstständiger 150 Minuten beziehungsweise 2,5 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 200 Euro, entstehen Kosten in Höhe von 500 Euro.
Mit einem guten Buchhaltungsdienst dauert die Rechnungserstellung dagegen gerade einmal zwei Minuten und lässt sich sogar von unterwegs in der Bahn oder am Flughafen erledigen. Bei zehn Rechnungen im Monat würde der Unternehmer also 20 Minuten für die Rechnungen benötigen. Das bedeutet Arbeitskosten in Höhe von 67 Euro plus Kosten für den Buchhaltungsdienst in Höhe von rund 10 Euro. In diesem Beispiel würde der Unternehmer durch den Einsatz satte 423 Euro sparen. Damit nicht genug. Durch die Zeitersparnis hat der Unternehmer mehr Raum für sein Business. Jährlich wäre so ein Mehrumsatz von bis zu 5.000 Euro möglich.
Buchhaltung: Endlich Schluss mit dem Belegstress
Kontoauszüge und Rechnungen zusammentackern? Das war gestern. Moderne Buchhaltungsdienste machen die Belegerfassung zum Kinderspiel.
3. Effizientere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Eine gute Buchhaltungssoftware vereinfacht die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater. Sie schreiben GoBD-konforme Angebote und Rechnungen und erfassen sämtliche Belege digital. Dem Steuerberater gewähren Sie Zugang zum Dienst, der dann direkt über einen Browser arbeitet oder die Daten in seine Kanzleisoftware übernimmt. Das hat für beide Seiten Vorteile: Arbeitsschritte wie das Sortieren von Belegen oder der Versand des Pendelordners entfallen auf beiden Seiten. Alle Belege sind jederzeit für alle Beteiligten verfügbar. Generell wird die Zusammenarbeit effizienter.
4. Vorteile vernetzter Finanzprozesse
Eine solide Finanz-Planung stellt die Basis jedes Unternehmens dar. Denn so erkennen Sie rechtzeitig finanzielle Engpässe und können entsprechend gegensteuern. So sehen Sie auf einen Blick die eigenen Einnahmen und Ausgaben. Ebenso wird schnell deutlich, wie sich das Unternehmen abhängig von der Auftragslage entwickelt und ob genug Kapital für Investitionen bereitsteht oder eher Sparmaßnahmen angesagt sind. Sie sehen sogar tagesaktuell, wie viele Steuern Sie zahlen müssen.
Kurzum: Finanzielle Überraschungen am Ende eines Geschäftsjahres sind so gut wie ausgeschlossen. Dazu benötigen Sie weder ein betriebswirtschaftliches Studium noch ein eigenes System: Der finanzielle Überblick ist jederzeit über einen PC, ein Smartphone oder ein Tablet in Ihrem Browser abrufbar. Die Kirsche auf der Sahnetorte: Sie behalten den Kopf frei und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
5. Konkurrenzfähig bleiben
Ein Kunde hat eine Frage zu einer alten Rechnung? Kein Grund in Panik zu verfallen. Statt dutzende Ordner zu durchsuchen, zücken Sie Ihr Smartphone, tippen ein Stichwort in Ihre Buchhaltungs-App ein und finden das gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden. Oder Sie schreiben lässig noch vor Ort beim Kunden eine Rechnung oder prüfen einen Buchungsvorgang. Nur zwei Beispiele von vielen, die zeigen: Buchhaltung lässt sich schnell und einfach erledigen. Nutzen Sie die Digitalisierung zu Ihrem Vorteil: Sparen Sie Kosten, arbeiten flexibler und umweltbewusster, scannen Belege per App und reagieren insgesamt beweglicher auf den steigenden Wettbewerbsdruck.
Fazit
Für Unternehmer rechnet sich ein Abo bei einem Buchhaltungsdienst fast immer. Im Test von fünf Buchhaltungsdiensten für Selbständige und Kleinunternehmer machte dabei Lexoffice XL die beste Figur. Ausstattung und Bedienung sind top, die Kosten bewegen sich im Mittelfeld.