Zu den lästigen und zeitraubenden Aufgaben eines jeden Unternehmers gehört die Verwaltung der Finanzen. Diese Aufgaben werden von Buchhaltungsprogrammen zwar nicht vollständig übernommen. Bei regelmäßiger Nutzung helfen sie jedoch, Einnahmen und Ausgaben besser zu kontrollieren und einen besseren Überblick über die Finanzen zu behalten. So lassen sich fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen. Wie sich die Buchhaltungsprogramme unterscheiden und welche Produkte für welche Zielgruppe am besten geeignet sind, hat IMTEST untersucht. Das Testfeld umfasst Lösungen, die sich in erster Linie an kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, Einzelunternehmer und Freiberufler richten.
Mehr als nur Buchhaltung
Finanzbuchhaltung ist komplex und zeitaufwändig: Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, das Verfolgen von Einnahmen und das Erstellen von Rechnungen gehören zu den absoluten Basics. Hinzu kommen Fragen nach der Rentabilität. Und wenn die nicht stimmt, woran liegt das? Wo kann ich sparen? Oder sollte ich investieren? Ein gutes Buchhaltungsprogramm liefert mit wenigen Klicks Antworten oder zumindest wertvolle Informationen, die bei der Beantwortung helfen. Wer die Software mit allen relevanten Daten füttert, also über Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, wiederkehrende Verpflichtungen und vieles mehr, und das Ganze mit seinen Bankkonten verknüpft, hat die Möglichkeit, individuell gestaltbare Berichte zu generieren und so einen detaillierten Überblick über die finanzielle Situation des eigenen Unternehmens zu erhalten.
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Zwischen den Anbietern zeigten sich gravierende Unterschiede.
Buchhaltungsprogramme: Erst testen, dann kaufen
Wer vom Nutzen solcher Produkte nicht überzeugt ist, kann jeden Anbieter im Test mindestens 14 Tage kostenlos testen. Erst danach fallen monatliche Kosten an. Der Einstieg ist die schwierigste Hürde. Denn je nach Alter und Größe des Unternehmens kann dieser Vorgang zwischen wenigen Minuten und mehreren Stunden dauern. Nach der Einrichtung des Benutzerkontos müssen Fragen zum Unternehmen beantwortet, Bankkonten und Bezahldienste wie PayPal angebunden sowie Kunden und Lieferanten angelegt werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, zumindest einmal alle Einstellungen des Buchhaltungsprogramms durchzugehen und entsprechend anzupassen. Möchten Sie z.B. bestimmte Funktionen wie Bestellungen und Bestandsverfolgung nutzen? In der Regel können Sie diese Funktionen ein- oder ausschalten, um entweder die Benutzeroberfläche zu vereinfachen oder die verfügbaren Funktionen zu maximieren.
Buchhaltungsprogramme: Die wichtigsten Kriterien
Funktionen und Flexibilität
Am besten ist es natürlich, wenn ein Buchhaltungsprogramm möglichst viele Funktionen im Paket hat. Zu den Grundfunktionen gehören unter anderem Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA), Buchungsvorlagen für die Online-Buchhaltung sowie die Anbindung und Übernahme von Umsätzen aus dem Online-Banking. Hinzu kommen Extras wie die Einbindung des eigenen Logos in die Korrespondenz, mobile Anwendungen und ein Kassenbuch. Lexoffice XL” und “SevDesk – Buchhaltung” schnitten im Testfeld im Bereich “Ausstattung” am besten ab. Jedes Unternehmen hat jedoch andere Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, dass sich die gewählte Lösung möglichst gut an (hoffentlich) wachsende Bedürfnisse anpassen lässt. Wenn z.B. mehrere Mitarbeiter hinzukommen, sollten auch diese auf den Dienst zugreifen können. Auch die Erweiterung um eine Lohnbuchhaltung wäre sinnvoll. Darüber hinaus sollte der Dienst Schnittstellen zur Integration von E-Commerce-Software bieten.
Die Bedienung der Buchhaltungsprogramme
Wenn das Thema „Buchhaltung“ auf dem Zettel steht, bricht bei den meisten Menschen nicht gerade Jubel aus. Damit das sperrige Thema nicht zur Qual wird, ist eine möglichst zugängliche und einfache Bedienung von Vorteil, ebenso wie leicht verständliche Hilfetexte, Anleitungen und Erklärvideos sowie persönlicher Support bei speziellen Fragen. Besonders gut schneiden hier „Lexoffice XL“ und „WISO Mein Büro Web M“ ab. Generell fällt aber keiner der Testkandidaten in dieser Hinsicht negativ auf.
Das kostet eine Buchhaltungssoftware
Wer sich direkt für eine umfassende Lösung mit großem Funktionsumfang entscheidet, zahlt unter Umständen für Leistungen, die er gar nicht benötigt. Je größer der Umfang, desto höher ist in der Regel aber auch der Preis. Das Preisspektrum im Testfeld ist dabei überraschend breit. Angefangen bei 9,90 Euro pro Monat für Papierkram S, über 17,90 Euro für Sevdesk bis hin zu 29,90 für Lexoffice XL, 34,95 Euro für Buchhaltungsbutler Vorbucher und 36 Euro für WISO Mein Büro. Ein wichtiger Faktor ist die Anzahl der Nutzer, die auf das Buchhaltungsprogramm zugreifen sollen. Bei „Lexoffice XL“ können beispielsweise beliebig viele Benutzer mit unterschiedlichen Rechten angelegt werden, bei „SevDesk – Buchhaltung“, „BuchhaltungsButler – Vorbucher“ sowie „Papierkram S“ jeweils nur ein Benutzer. Sollen weitere Benutzer angelegt werden, kostet das extra.
Fragwürdige Datenschutzbestimmungen & AGB
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Datenschutzbestimmungen und die Umsetzung des Datenschutzes an sich hat IMTEST von Rechtsanwalt Thomas Brehm unter die Lupe nehmen lassen. Dabei zeigte sich, dass das Niveau in der Gesamtbetrachtung, vorsichtig ausgedrückt, nicht überragend ist. Keinem Buchhaltungsprogramm gab der Experte für Recht & Datenschutz eine bessere Note als „ausreichend“. So behält sich Lexware in seinen AGB das Recht vor, die Vergütung jederzeit um bis zu 10 Prozent jährlich zu erhöhen. Und die AGB von SevDesk enthalten Verweise auf Gesetze, die teilweise schon seit mehreren Jahren außer Kraft sind, wie das Teledienstedatenschutzgesetz (seit 2007) und das Bundesdatenschutzgesetz, das bis Mai 2018 gültig war. Papierkram schießt jedoch den Vogel ab. Der Dienst sieht in seiner Leistungsbeschreibung grundsätzlich eine Betriebszeit „werktags von 06:00 bis 22:00 Uhr MEZ“ vor. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass zwischen 22:00 und 06:00 Uhr und an arbeitsfreien Tagen der Betrieb überhaupt nicht gewährleistet sein muss.
Update vom 26.02.2024: Papierkram hat seine AGB inzwischen geändert und garantiert Betriebszeiten ganztägig rund um die Uhr.
- Ausstattung (50%): sehr gut 1,5
- Bedienung (15%): gut 1,9
- Nutzungsbedingungen (15%): gut 1,8
- Service & Sicherheit (20%): befriedigend 3,3
- PRO
- Top Ausstattung, leichte Bedienung.
- KONTRA
- Fragwürdige Passagen in den AGB.
IMTEST Ergebnis:
gut 2,0
- Ausstattung (50%): gut 1,6
- Bedienung (15%): gut 2,3
- Nutzungsbedingungen (15%): gut 2,3
- Service & Sicherheit (20%): befriedigend 3,5
- PRO
- Viele Funktionen, einfache Bedienung. Ein Jahr Gratisnutzung.
- KONTRA
- Weitergabe von Daten in die USA.
IMTEST Ergebnis:
gut 2,2
- Ausstattung (50%): gut 2,1
- Bedienung (15%): gut 2,0
- Nutzungsbedingungen (15%): befr. 2,8
- Service & Sicherheit (20%): befriedigend 3,5
- PRO
- Täglich kündbar. Zwei Nutzer inklusive.
- KONTRA
- Mindestlaufzeit 12 Monate, maximal 500.000 Umsatz, recht teuer.
IMTEST Ergebnis:
gut 2,5
- Ausstattung (50%): gut 2,2
- Bedienung (50%): befriedigend 2,7
- Nutzungsbedingungen (15%): befr. 2,8
- Service & Recht (20%):
- PRO
- Runde Ausstattung, Hotline mit Rückrufservice.
- KONTRA
- Keine Smartphone-App, Einarbeitung nötig.
IMTEST Ergebnis:
befriedigend 2,6
- Ausstattung (50%): gut 2,5
- Bedienung (15%): gut 2,4
- Nutzungsbedingungen (15%): befriedigend 3,3
- Service & Recht (20%): ausreichend 4,5
- PRO
- Viele Funktionen, einfache Bedienung, günstigster Dienst.
- KONTRA
- Keine GuV.
IMTEST Ergebnis:
befriedigend 3,0
Fazit
Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist ein Buchhaltungsprogramm, das bei der Optimierung der Arbeitsabläufe unterstützt, eine große Hilfe. Das beste Paket hat Lexoffice mit der XL-Version geschnürt. Ausstattung und Bedienung sind top, die Kosten liegen im Mittelfeld. Fast genauso gut, aber etwas günstiger: „SevDesk Buchhaltung“. Solo-Selbstständige können auch mit „Papierkram S“ glücklich werden, mit knapp 10 Euro pro Monat der mit Abstand günstigste Anbieter im Test. Der Dienst bietet fast alle Basisfunktionen, zudem finden sich auch Buchhaltungsneulinge in der übersichtlichen Oberfläche schnell zurecht.