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5 Buchhaltungsdienste für Selbständige und Kleinunternehmen im Test

Der Einsatz eines Buchhaltungsdienstes erleichtert die Verwaltung der Finanzen. Welche am meisten fürs Geld bringt, hat IMTEST getestet.

Mann sitzt auf Sofa mit Laptop auf dem Schoß
© Austin Distel / Unsplash

Als Unternehmer gehört es zu den nervigen und zeitaufwendigen Aufgaben, die Finanzen zu erledigen. Online-Buchhaltungsdienste nehmen einem diese Aufgaben zwar nicht vollständig ab, helfen bei regelmäßigem Einsatz aber dabei, das Geld besser im Griff und einen besseren Überblick über Ein- und Ausgaben zu behalten. Auf Basis dessen lassen sich dann wiederum fundiertere Entscheidungen für die Zukunft treffen. IMTEST hat untersucht, in welchen Punkten sich Online-Buchhaltungs-Software unterscheiden und welche für welche Zielgruppe die beste Wahl darstellen. Ins Testfeld hat die Redaktion Lösungen aufgenommen, die sich in erster Linie an kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, Einzelunternehmer und Freiberufler richten.

Papierkram Dashboard
Wie sieht die Finanzlage der Firma aus? Das Dashboard von Papierkram zeigt’s auf einen Blick. © Papierkram

Mehr als nur Buchhaltung

Finanzbuchhaltung ist kompliziert und zeitaufwendig: Angebote und Rechnungen schreiben, die eingehenden Einnahmen zu verfolgen sowie Rechnungen gehören dabei zu den absoluten Grundlagen. Dazu kommen Fragen nach der Rentabilität. Und wenn diese nicht stimmt, wo die Gründe liegen. Wo lässt sich sparen? Oder sollte ich investieren? Ein guter Online-Buchhaltungsdienst kann darauf mit wenigen Klicks Antworten oder zumindest wertvolle Informationen liefern, die bei der Beantwortung helfen. Wer den Dienst mit allen relevanten Daten füttert, also über Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, wiederkehrende Verpflichtungen und vieles mehr, und das Ganze mit seinen Bankkonten verknüpft, hat die Möglichkeit anpassbare Berichte zu genieren und so einen detaillierten Überblick über die Finanzlage der eigenen Unternehmung zu erhalten.



Buchhaltungsdienste: Erst testen, dann kaufen

Wer von dem Nutzen derartiger Produkte nicht überzeugt ist, kann jeden Anbieter im Test mindestens 14 Tage kostenlos testen. Erst anschließend fallen monatliche Kosten an. Der Einstieg stellt dabei die schwierigste Hürde dar. Denn je nach Alter und Größe der Firma, kann die Einrichtung zwischen wenigen Minuten und mehreren Stunden in Anspruch nehmen. Nachdem das Nutzerkonto angelegt ist, gilt es Fragen zum Unternehmen zu beantworten, Bankkonten und Bezahldienste wie PayPal zu verknüpfen sowie Kunden und Lieferanten anzulegen. Zudem ist es empfehlenswert, sämtliche Einstellungen des Buchhaltungsdienste mindestens einmal durchzugehen und entsprechend anzupassen. Möchten Sie zum Beispiel bestimmte Funktionen wie Bestellungen und Bestandsverfolgung nutzen? Oder benötigen Sie Inventarlisten? In der Regel können Sie solche Funktionen ein- oder ausschalten, um entweder die Benutzeroberfläche zu vereinfachen oder die verfügbaren Funktionen zu maximieren.

Die Ergebnisse im Detail

Buchhaltungsdienste: Die wichtigsten Kriterien

Funktionen und Flexibilität

Am besten ist, wenn ein Buchhaltungsdienst möglichst viele Funktionen im Paket dabeihat. Zu den Grundfunktionen zählen dabei unter anderem Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA), Buchungsvorlagen für die Online-Buchhaltung sowie Verknüpfung und Übernahmen von Umsätzen aus dem Online-Banking. Dazu kommen Extras wie das Einbinden des eigenen Logos in die Korrespondenz, mobile Apps und Kassenbuch. Im Testfeld waren im Bereich „Ausstattung“ „Lexoffice XL“ und „SevDesk – Buchhaltung“ am besten aufgestellt. Jede Firma hat allerdings andere Anforderungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die gewählte Lösung sich möglichst gut an die (hoffentlich) steigenden Bedürfnisse anpassen lässt. Stoßen zum Beispiel mehrere Mitarbeiter dazu, sollten auch diese auf den Dienst zugreifen können. Zudem wäre die Erweiterung um eine Lohnbuchhaltung praktisch. Letztlich sollte der Dienst Schnittstellen bereitstellen, über die sich verschiedene E-Commerce-Software integrieren lassen.

Rechnung erstellen Mein Büro
Möglichst schnell und schick Rechnungen schreiben – das gehört zu den Grundaufgaben von Buchhaltungsdiensten, hier WISO mein Büro Web. © IMTEST

Bedienung

Steht das Thema „Buchhaltung“ auf dem Zettel, brechen die meisten Menschen nicht in Jubelstürme aus. Damit das sperrige Thema nicht zur Qual wird, ist eine möglichst zugängliche und einfache Bedienung vorteilhaft, genau wie leicht verständliche Hilfetexte, Anleitungen und Erklärvideos sowie persönlicher Support bei speziellen Fragen. Besonders gut in dieser Beziehung schneiden „Lexoffice XL“ und „WISO Mein Büro Web M“ ab. Generell fällt aber keiner der Testkandidaten in dieser Beziehung negativ auf. 

Buchhaltungsbutler Konfiguration
Bei der Einrichtung von Buchhaltungsbutler stoßen einige Kleinunternehmer womöglich an ihre Grenzen. © IMTEST

Kosten

Wer direkt auf eine umfassende Lösung mit großem Funktionsumfang setzt, zahlt womöglich für Leistungen, die überhaupt nicht gebraucht werden. Je größer aber der Umfang, desto höher in der Regel der Preis. Dabei zeigt sich das Preisspektrum im Testfeld als überraschend breit. Angefangen bei 10 Euro pro Monat für Papierkram, bis hin zu 44,95 Euro pro Monat für den „Vorbucher“-Tarif von BuchhaltungsButler. Ein wichtiger Faktor ist dabei die Anzahl der Nutzer, die auf den Dienst zugreifen sollen. Bei „Lexoffice XL“ lassen sich zum Beispiel uneingeschränkte viele Nutzer mit verschiedenen Rechten anlegen, bei „SevDesk – Buchhaltung“, „BuchhaltungsButler -Vorbucher“ sowie „Papierkram Pro+“ nur jeweils einer. Ist es erforderlich weitere Nutzer einzurichten, kostet das Extra.

Datenschutz & AGB

Die AGB, die Datenschutzbestimmungen und die Datenschutzumsetzung ließ IMTEST von Rechtsanwalt Thomas Brehm unter die Lupe nehmen. Dabei erwies sich das Niveau in der Gesamtbetrachtung als, vorsichtig ausgedrückt, schwach. Keinem Dienst attestierte der Fachmann für den Bereich Recht & Datenschutz eine bessere Note als „ausreichend“, für „Papierkram“ kam unterm Strich sogar ein „mangelhaft“ heraus. In den AGB behält sich beispielsweise Lexware vor, jederzeit die Vergütung einmalig pro Jahr um bis zu 10 Prozent zu erhöhen. Die AGB von SevDesk enthalten Verweise auf Gesetze, die teilweise seit mehreren Jahren außer Kraft getreten sind, etwa das Teledienstdatenschutzgesetz (seit 2007) und das bis zum Mai 2018 gültige Bundesdatenschutzgesetz. Den Vogel schießt aber Papierkram ab. Der Dienst sieht nach seiner Leistungsbeschreibung generell eine Betriebszeit „werktags von 06:00 bis 22:00 Uhr MEZ“ vor. Im Umkehrschluss bedeutet das, das zwischen 22 und 6 Uhr und an Nicht-Werktagen die Funktion überhaupt nicht gewährleistet sein muss.

Lexoffice Online-Banking
Praktisch, wenn Buchhaltungsdienste wie Lexoffice Umsätze aus dem Online-Banking automatisch zuordnen. © IMTEST

Fazit

Auch für Kleinunternehmer kann sich ein Abo bei einem Buchhaltungsdienst lohnen, der dabei hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren. Das beste Paket hat Lexoffice mit der Version XL geschnürt. Ausstattung und Bedienung sind top, die Kosten bewegen sich im Mittelfeld. Fast genauso gut, dafür aber ein wenig günstiger: „SevDesk Buchhaltung“. Solo-Selbständige können aber auch mit „Papierkram Pro+“ glücklich werden, den mit 8 Euro pro Monat mit Abstand günstigstem Anbieter im Test. Der Dienst bietet nahezu alle Basisfunktionen, obendrein finden sich auch Buchhaltungseinsteiger in der übersichtlichen Oberfläche schnell zurecht.