Die Verwaltung der Finanzen gehört zu den lästigen und zeitraubenden Aufgaben eines jeden Unternehmers. Können moderne Online-Buchhaltungsdienste auf Cloud-Basis Selbständige entlasten? Oder machen sie alles noch komplizierter? Fünf gängige Mythen im Check.
Mythos 1: Moderne Buchhaltung ist kompliziert
Zeit ist Geld. Deshalb muss die Buchhaltung schnell und effizient sein. Moderne Lösungen nehmen entgegen alter Vorurteile viel Arbeit ab. Alles, was im normalen Betriebsalltag sehr zeitaufwendig und mühsam ist, wird zum Kinderspiel und läuft sozusagen nebenbei. Das Erstellen von Angeboten und (Serien-)Rechnungen erspart Aufwand, der sonst Arbeitszeit kosten würde. Dank einfacher Bedienung und selbsterklärenden Formularen, die kaum buchhalterische Vorkenntnisse erfordern, können auch Nicht-Steuerexperten die Buchhaltung sauber und fehlerfrei erledigen. Man muss auch kein Mathegenie sein, um die eigene Buchhaltung zu erledigen. Heutzutage ist fast der gesamte Buchhaltungsprozess digitalisiert und somit längst kein Hexenwerk mehr. Buchhaltungsprogramme führen automatische Berechnungen durch und machen auf notwendige Dokumente aufmerksam, die noch hinzugefügt oder geändert werden müssen.
Mythos 2: Buchhaltung ist nerviger Papierkram
Nein. Intelligente digitale Lösungen erkennen alle Belege, Rechnungen und Quittungen automatisch. Der Anwender muss sie nur noch den einzelnen Posten zuordnen. Und wem selbst das noch zu viel ist, der lädt einfach seinen Steuerberater ein, der sich dann darum kümmert. Eine korrekte Buchhaltung vorausgesetzt, ist dann beispielsweise der Jahresabschluss mit wenigen Klicks erstellt. Das bedeutet weniger Aufwand für den Steuerberater – und damit auch weniger Kosten.
Mythos 3: Moderne Buchhaltung kostet viel Zeit
Das Gegenteil ist richtig. Obwohl es längst digitale Buchhaltungslösungen gibt, erstellen viele ihre Rechnungen immer noch mit Word oder Excel. Das kann teuer werden, wie die folgende Rechnung zeigt:
Im Durchschnitt dauert die Erstellung einer Rechnung mit Word 15 Minuten. Bei angenommenen zehn Rechnungen pro Monat kommt ein Selbstständiger auf 150 Minuten oder 2,5 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Stundensatz von 200 Euro ergeben sich Kosten von 500 Euro.
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Mit einem guten Buchhaltungsservice dauert die Rechnungserstellung dagegen nur zwei Minuten und kann sogar unterwegs im Zug oder am Flughafen erledigt werden. Bei zehn Rechnungen pro Monat benötigt der Unternehmer also 20 Minuten für die Rechnungsstellung. Dies entspricht Arbeitskosten in Höhe von 67 Euro plus Kosten für den Buchhaltungsservice in Höhe von ca. 10 Euro. In diesem Beispiel würde der Unternehmer also 423 Euro sparen. Doch damit nicht genug. Durch die Zeitersparnis hat der Unternehmer mehr Zeit für sein Geschäft. Jährlich wäre ein zusätzlicher Umsatz von bis zu 5.000 Euro möglich.
Außerdem lassen sich viele Fragen schneller beantworten, zum Beispiel die nach der Wirtschaftlichkeit. Und wenn nicht, woran liegt das? Wo kann ich sparen? Oder sollte ich investieren? Ein guter Online-Buchhaltungsservice liefert mit wenigen Klicks Antworten oder zumindest wertvolle Informationen, die bei der Beantwortung helfen. Wer den Dienst mit allen relevanten Daten füttert, also über Kunden, Lieferanten, offene Rechnungen, wiederkehrende Verpflichtungen und vieles mehr, und das Ganze mit seinen Bankkonten verknüpft, hat die Möglichkeit, individuell gestaltbare Berichte zu generieren und so einen detaillierten Überblick über die finanzielle Situation des eigenen Unternehmens zu erhalten.
Mythos 4: Moderne Buchhaltungslösungen sind für kleine Unternehmen überflüssig
Vielleicht verwenden Sie für Ihre Buchhaltung noch Ordner, Stift und Papier. Oder Sie haben eine herkömmliche Buchhaltungssoftware auf Ihrem Computer installiert. In diesem Fall haben Sie nur Zugriff auf Ihre Finanzen, wenn Sie im Büro sind. Das liegt daran, dass alle Ihre Finanz- und Buchhaltungsdaten entweder lokal oder in Aktenschränken gespeichert sind. Dies ist nicht nur unpraktisch, sondern kann auch zu einem ernsthaften Problem werden, wenn Ihre Unterlagen durch Katastrophen wie Einbruch, Feuer oder Überschwemmung zerstört werden.
Vergleichen Sie solche anachronistischen Buchhaltungsmethoden mit einer modernen Cloud-Lösung. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit, über Ihr Smartphone oder Ihren Browser auf Ihre Finanz- und Buchhaltungsdaten zuzugreifen, ganz gleich, wo Sie sich gerade befinden. Und nicht nur das: Mit modernen Lösungen läuft Ihre Buchhaltung fast automatisch. Dank integriertem Online-Banking mit automatischem Zahlungsabgleich sparen Sie sich das mühsame Vergleichen von Belegen und Kontoauszügen. Sie sehen auf einen Blick, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört und behalten immer den Überblick.
Mythos 5: Moderne Buchhaltung ist teuer
Nein. Der Einstieg ist bereits ab fairen 6 Euro pro Monat möglich. Die monatlichen Kosten richten sich nach den gewünschten Funktionen und Faktoren wie der Anzahl der Benutzer. Beispiel „Lexoffice XL“: Für 25,90 Euro im Monat lassen sich zum Beispiel beliebig viele Benutzer mit unterschiedlichen Rechten anlegen, die Umsatzsteuervoranmeldung erledigen, Serienrechnungen erstellen sowie Umsatzstatistiken und Berichte erstellen. Übrigens: Wer vom Nutzen solcher Produkte noch nicht überzeugt ist, kann die meisten Anbieter solcher Lösungen mindestens 14 Tage kostenlos testen. Erst danach fallen monatliche Gebühren an.
Fazit
Nicht nur für Kleinunternehmer ist ein moderner Buchhaltungsservice, der hilft, Arbeitsabläufe zu optimieren, eine große Hilfe. Generell helfen solche Dienste, die Digitalisierung zu Ihrem Vorteil zu nutzen: Sparen Sie Kosten, arbeiten Sie flexibler sowie umweltbewusster und behalten Ihre Finanzen immer im Blick.